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18.11.2020

Datenschutzhinweise

1. Anwendungsbereich

Wir informieren Sie hiermit, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden und welche Ansprüche und Rechte Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen zustehen.

2. Identität und Kontaktdaten des datenschutzrechtlich Verantwortlichen

VDE Ostwestfalen-Lippe e.V.
vertr. durch den Vorstand
Postfach 10 20 50
33529 Bielefeld
Tel. +49 5223 81 97 136
gs.vde-owl@vde-online.de


(nachfolgend: „VDE“) ist der datenschutzrechtlich Verantwortliche für sämtliche personenbezogenen Daten, die im Rahmen unserer Beziehung, wie z.B. der Teilnahme an einer Veranstaltung, der Mitgliedschaft oder der Tätigkeit als Expertin/Experte verarbeitet werden, es sei denn, diese Datenschutzinformationen enthalten abweichende Angaben.

3. Personenbezogene Daten

Personenbezogene Daten sind Informationen, mit deren Hilfe eine Person bestimmbar ist, also Angaben, die zurück zu einer Person verfolgt werden können. Dazu gehören typischerweise der Name, die E-Mail-Adresse oder die Telefonnummer. Zudem sind aber auch rein technische Daten, die einer Person zugeordnet werden können, als personenbezogene Daten anzusehen.

Wir verarbeiten im normalen Rahmen unter anderem folgende Arten an personenbezogenen Daten:

  • Informationen zur persönlichen Identifizierung, zum Beispiel Vor- und Nachnamen, private Adresse, Geburtsdatum, Geburtsort, Geschlecht, arbeitsbezogene Lichtbilder, private Festnetz- und/oder Handynummer, private E-Mail-Adressen, akademische Titel, Berufsbezeichnung;
  • Mitgliedschaften in den einzelnen Gremien von VDE;
  • Zugangsdaten zu den einzelnen Gremienseiten von VDE;
  • Interessenschwerpunkte der Mitglieder und Expertinnen/Experten;
  • Ausbildung oder Studium mit Zeitangaben;
  • Teilnahme an Veranstaltungen;
  • Branche/Arbeitgeber/Unternehmen/Organisationen;
  • Fotos/Videos;
  • Bankverbindungsdaten;
  • Inkassodaten (Schuldner, Adressdaten etc.)

4. Cookies

Die genutzten Flash-Cookies werden nicht durch Ihren Browser erfasst, sondern durch Ihr Flash-Plug-in. Wenn Sie keine Verarbeitung der Flash-Cookies wünschen, haben Sie in Abhängigkeit von Ihrem Browser unterschiedliche Möglichkeiten. Für Mozilla Firefox können Sie z.B. ein entsprechendes Add-On wie Clear-Flash-Cookies installieren: https://addons.mozilla.org/de/firefox/addon/clear-flash-cookies. Für Chrome können Sie Ihre Einstellungen über https://helpx.adobe.com/de/flash-player/kb/changing-flash-player-settings-chrome.html ändern. Weitere Informationen zu Flash-Cookies finden Sie hier: https://de.wikipedia.org/wiki/Flash-Cookie.

Weiterhin nutzen wir HTML5 storage objects, die auf Ihrem Endgerät abgelegt werden. Diese Objekte speichern die erforderlichen Daten unabhängig von Ihrem verwendeten Browser und haben kein automatisches Ablaufdatum. Die Nutzung von HTML5 storage objects können Sie verhindern, indem Sie in Ihrem Browser den privaten Modus einsetzen.

Zudem empfehlen wir, regelmäßig Ihre Cookies und den Browser-Verlauf manuell zu löschen.

5. Übersicht über die einzelnen Verfahren / Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der im Folgenden dargestellten Verfahren zu den bestimmten Zwecken:

5.1. Mitgliederverwaltung

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Erfüllung satzungsgemäßer Zwecke und Verwaltung unserer Mitgliederdatenbank. Diese Verarbeitungsprozesse werden mittels Applikationen durchgeführt.

Rechtsgrundlage:

Wir verarbeiten diese Daten gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. b) DSGVO. Danach ist die Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist. Die Mitgliederverwaltung erfolgt zum Zwecke der Durchführung des Mitgliedschaftsvertrages zwischen uns und dem Mitglied.

5.2. Mitgliedergewinnung

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Gewinnung neuer Mitglieder.

Rechtsgrundlage:

Wir verarbeiten diese Daten gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. a) DSGVO. Danach ist die Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben hat.

Im Übrigen verarbeiten wir die Daten gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. f) DSGVO. Danach ist die Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen (hier Mitgliedergewinnung als Direktmarketing) vorliegt, ohne die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person zu verletzen.

5.3. Verarbeitung zu Informations-, Präsentations- und Marketingzwecken

Wir verarbeiten Daten zu Informations-, Präsentations- und Marketingzwecken in gedruckten sowie digitalen Werbematerialien sowie auf unserer Internetpräsens.

Rechtsgrundlage:

Wir verarbeiten diese Daten zu Informations-, Präsentations- und Marketingzwecken nur aufgrund einer abgegebenen Einwilligung gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. a) DSGVO. Dieser Erlaubnistatbestand gestattet eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten, wenn eine Einwilligung zu der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke vorliegt.

5.4. Verarbeitung zur Einladung zu Veranstaltungen des VDE

Wir verarbeiten Daten zur Einladung zu Veranstaltungen des VDE, von Fachbereichen (ITG, GMM usw.), zu Schulungen, Austauschsitzungen und Delegiertenversammlungen, um sie über diese Veranstaltungen gemäß dem Satzungszweck des VDE zu informieren.
Rechtsgrundlage:

Rechtsgrundlage für die vorstehende Datenverarbeitung ist Art. 6 UAbs. 1 lit. f) DSGVO. Dieser gesetzliche Erlaubnistatbestand gestattet die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen des „berechtigten Interesses“ des Verantwortlichen, soweit nicht Ihre Grundrechte, Grundfreiheiten oder Interessen überwiegen. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Information über unsere Veranstaltungen.

5.5. Verarbeitung zur Durchführung von Veranstaltungen

Wir verarbeiten Daten von Mitgliedern, Expertinnen und Experten sowie sonstigen Dritten zur Durchführung von Veranstaltungen des VDE, zu denen Sie sich angemeldet haben.

Rechtsgrundlage:

Wir verarbeiten diese Daten gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. b) DSGVO. Danach ist die Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist. Die Datenverarbeitung erfolgt zur Erfüllung eines Vertrages bezüglich der Veranstaltung.

5.6. Befragungen

Wir verarbeiten Ihre Daten zur Durchführung von Zufriedenheitsbefragungen, um unsere Dienstleistungen an die Bedürfnisse unserer Mitglieder anpassen zu können.

Rechtsgrundlage:

Wir erarbeiten diese Daten der Mitglieder gemäß Art. 6 UAbs. 1 lit. b) und f) DSGVO. Danach ist die Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist; oder ein berechtigtes Interesse des Verantwortlichen (hier die Zufriedenheitsbefragungen zur Erfüllung der Satzungszwecke) vorliegt, ohne die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person zu verletzen.

6. Bild- und Ton- und Medienaufzeichnungen

VDE ist berechtigt, aber nicht verpflichtet, im Rahmen von Veranstaltungen Foto-, Film- oder sonstige Medienaufzeichnungen anzufertigen bzw. anfertigen zu lassen.

Diese Aufnahmen dienen dem Zweck der Veröffentlichung zu Präsentations- und Informationszwecken, u.a. auf unserer Webseite, in Publikationen des VDE oder Social Media sowie in der Presse.

Sollte der Teilnehmer mit dem Fotografieren oder den sonstigen Medienaufzeichnungen nicht einverstanden sein, wird um einen entsprechenden Hinweis an die Seminarleitung oder das Veranstaltungspersonal gebeten.

Rechtsgrundlage:

Die Verarbeitung der Fotos, Videos und Medienaufnahmen erfolgt auf Grundlage von Art. 6 UAbs. 1 lit. f) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt.

Unser berechtigtes Interesse besteht in der Öffentlichkeitsarbeit und der Darstellung der Veranstaltungen und Aktivitäten des VDE e.V., um Interessierten Einblicke in die Tätigkeiten des VDE e.V. als einen der größten technisch-wissenschaftlichen Verbände Europas zu geben.

Ausführliche Informationen gemäß Art. 13 DS-GVO sind den Hinweisen zu entnehmen, die jeweils am Teilnehmerempfang ausliegen.

7. Empfänger von personenbezogenen Daten

Grundsätzlich erfolgt die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den VDE. Der VDE übermittelt nur dann Daten an Dritte, wenn dafür eine rechtliche Grundlage vorliegt, wie insbesondere eine Einwilligung zur Übermittlung an Dritte, die Durchführung eines Vertrages dies erfordert, eine Interessenabwägung dies – insbesondere innerhalb der VDE Gruppe – rechtfertigt oder zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben, nach denen wir zur Auskunft, Meldung oder Weitergabe von Daten verpflichtet sind.

Einige Softwareapplikationen, die wir zur Datenverarbeitung einsetzen, werden von der VDE Services GmbH mit Sitz in Frankfurt am Main gehostet. Die VDE Services GmbH handelt ausschließlich und allein im Auftrag und nach Weisung des VDE und wird regelmäßig kontrolliert. Die VDE Services GmbH ist eine hundert prozentige VDE Gesellschaft.

Des Weiteren werden externe Dienstleister beauftragt, die im Auftrag und nach Weisung des VDE handeln.

Innerhalb des VDE erhalten nur diejenigen internen Stellen und Abteilungen die personenbezogenen Daten, die zur Aufgabenerfüllung erforderlich sind und benötigt werden.

8. Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland

Eine Datenübermittlung an Stellen in Staaten außerhalb der Europäischen Union (EU) bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (sogenannte Drittländer) erfolgt, wenn dafür eine rechtliche Grundlage vorliegt, wie eine Einwilligung, die Ausführung eines Vertrages dies erfordert oder dies gesetzlich vorgeschrieben ist.

Auch kann die Verarbeitung Ihrer Daten in einem Drittland auch im Zusammenhang mit der Einschaltung von Dienstleistern im Rahmen der Auftragsverarbeitung erfolgen.

Soweit für das betreffende Land kein Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission über ein angemessenes Datenschutzniveau vorliegen sollte, gewährleisten wir nach den EU-Datenschutzvorgaben durch entsprechende Verträge, dass ihre Rechte und Freiheiten angemessen geschützt und garantiert werden. Entsprechende Informationen, Nachweise und eine Kopie können auf Anfrage beim VDE zur Verfügung gestellt werden.

9. Datensicherheit

Die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten werden vertraulich behandelt und durch geeignete technische und organisatorische Vorkehrungen vor Verlust und Veränderungen sowie dem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt.

10. Ihre Rechte

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht, bei uns Auskunft über Sie betreffende personenbezogene Daten bzw. Datenverarbeitungen (Art. 15 DSGVO), Berichtigung, Löschung und Einschränkung Sie betreffender personenbezogener Daten bzw. Datenverarbeitungen (Art. 16 bis 18 DSGVO) und Übertragung Sie betreffender personenbezogener Daten (Art. 20 DSGVO) zu verlangen.

Außerdem steht Ihnen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen nach Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht gegen Datenverarbeitungen zu. Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen ganz oder zum Teil für die Zukunft widerrufen.
Zur Ausübung all dieser Rechte genügt eine E-Mail an: gs.vde-owl@vde-online.de oder ein Schreiben an:

VDE Ostwestfalen-Lippe e.V.
Vorstand
Postfach 10 20 50
33529 Bielefeld

Sie haben zudem gemäß Art. 77 Abs. 1 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt, insbesondere gegen die DSGVO verstößt.

Anschrift Aufsichtsbehörde:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel. +49 211 38424-0
poststelle@ldi.nrw.de

11. Dauer der Datenspeicherung

Wir bewahren die im Rahmen der oben genannten Verfahren dargestellten personenbezogenen Daten gemäß den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften für einen Zeitraum von mindestens 6 bis zu 10 Jahren auf.

Verschiedene Daten, wie Namen in Sitzungsberichten, die im Zusammenhang mit der Normung stehen, oder in einer Delegiertenversammlung, werden aus Dokumentationsgründen dauerhaft archiviert.

12. Freiwilligkeit der Angaben von Daten

Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Sie sind zudem nicht verpflichtet, uns diese Daten zur Verfügung zu stellen. Die Erhebung gewisser personenbezogener Daten ist allerdings erforderlich da zum Beispiel

  • die Teilnahme an Veranstaltungen, Bewerbungen,
  • die Erfüllung des Mitgliedschaftsvertrags
  • oder die Durchführung der Gremienarbeit mit dem VDE,

ohne diese Daten nicht möglich ist.